Quando se fala em redução de custos no Departamento Jurídico, a reação instintiva mais comum é a de encolher o número de colaboradores internos ou solicitar descontos aos escritórios de advocacia que prestam serviços. Mas serão essas medidas as mais adequadas? E ainda que adequadas, o que fazer quando essas medidas não são suficientes?

A redução de custos deve estar baseada em metodologia de gestão eficiente que garanta uma redução sustentável e que gere mais valor à empresa. A chave para a eficiência é a compreensão da relação entre custo, tempo e valor.

Os seguintes são os 5 passos que indicamos e nos quais auxiliamos os nossos clientes.

Primeiro passo: Analise e categorize os fluxos de trabalho do Departamento Jurídico.

O primeiro passo que você deve dar para uma gestão mais eficiente é analisar os fluxos de trabalho no Departamento Jurídico, diagnosticando o seguinte:

  • Quais são os trabalhos demandados, por quais áreas da empresa, em qual volume e com qual frequência?

Depois da listagem dos trabalhos demandados ao Departamento Jurídico, é preciso categorizá-los de acordo com a complexidade, quantidade de horas necessárias, sensibilidade e risco envolvido, separando os trabalhos que geram maior valor para a empresa daqueles que são do tipo commodities e que podem ser atribuídos aos colaboradores de apoio ou então automatizados.

É preciso entender o que pode ser simplificado. Muitas pessoas tendem a passar tarefas simples na frente e deixar as mais difíceis para o final, gerando a percepção de que trabalham muito, quando são justamente as tarefas complexas que agregam valor para a companhia. É preciso entender o que pode ser simplificado com menor risco.

Uma vez mapeadas as demandas do Departamento Jurídico é preciso verificar quem está fazendo o quê, interna e externamente.

  • Como as tarefas são distribuídas dentro e fora do Departamento? Quem está fazendo o quê? Qual é o volume de trabalho e em quanto tempo ele está sendo realizado?

Na sequência, conjugue os dois mapeamentos em uma análise agregada dos fluxos de trabalho. Isso o ajudará a alocar os recursos internos de forma mais eficiente, a automatizar parte do processo, e a realizar uma delegação adequada de atribuições, além de uma gestão mais eficiente dos trabalhos que são terceirizados para escritórios de advocacia.

Segundo passo: Avalie o seu contencioso.

Normalmente a gestão do contencioso de uma empresa consome a maior parte dos recursos do Departamento Jurídico. Por isso, uma gestão estratégica com redução de custos exige um mapeamento estratégico das ações judiciais e administrativas em curso. As ações não devem ser simplesmente separadas por matérias, como comumente se faz, mas por (i) complexidade; (ii) sensibilidade e exposição; e (iii) risco de perda.

Ou seja, não basta colocar todo o contencioso no mesmo balaio, é preciso entender e categorizar os processos, para que seja adotada a melhor tática de gestão a cada classe de processos, com estratégia própria de condução interna ou contratação de escritórios parceiros.

Essa análise não apenas permite manter a administração do contencioso sob controle, como também possibilita a indicação às demais áreas de negócios quais são as possíveis medidas que poderiam ser tomadas para reduzir o número de ações.

Terceiro passo: Adote táticas para contratação eficiente de escritórios. Tenha parceiros.

Após o levantamento e categorização das demandas (contenciosas e consultivas) do Departamento Jurídico, defina o mix de atuação interno/externo. Se uma tarefa gera muito valor para a empresa, vale a pena considerar a sua internalização. Para as tarefas mais específicas, mais distantes do core business da companhia, defina estratégias de terceirização ou automatização. 

Estabeleça previamente quais são os modelos de cobrança e os valores que você considera adequados para cada categoria de demandas. Estabeleça o seu preço de referência e negocie com os escritórios parceiros. É preciso que o departamento jurídico seja capaz de classificar todas as demandas que são terceirizadas e que as horas cobradas pelos parceiros externos estejam condizentes com o nível de complexidade, sensibilidade e risco delas.

Busque atuar em parceria e proximidade com alguns escritórios de advocacia, com definição prévia de pacote de honorários para consultas ao longo do mês. É importante que o escritório conheça bem a atividade da empresa e que você se sinta à vontade para consulta-lo sem medo de honorários astronômicos no final do mês.

Quarto passo: Aplique estrategicamente a jurimetria e a tecnologia.

Monitore as decisões judiciais e posicionamentos administrativos importantes para a atividade da sua empresa e para o contencioso dela. Utilize softwares e outras tecnologias a favor da sua empresa. É preciso entender o que deu certo e os casos em que o prolongamento da discussão judicial gerará mais custos do que benefícios. Entenda até quanto vale a pena a discussão e estabeleça uma matriz de decisão. Antecipe perdas e abra uma frente estratégica de negociação prévia para redução progressiva de contencioso.

Quinto passo: Estabeleça benchmarks e conduza avaliações periódicas.

Avalie constantemente os advogados externos. Essas avaliações devem ser usadas para corrigir percepções iniciais geradas pelo mercado e que podem não se concretizar no seu caso. Estabeleça benchmarks de qualidade de serviço, honorários por categoria/complexidade de demanda, e reavalie a adequação da política de cobrança dos advogados externos às categorias de demandas identificadas no plano estratégico do Departamento Jurídico.

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